Prüfkosten – quo vadis ?

In Zeiten der Wirtschaftskrise sind gute Neuigkeiten rar und Rezepte zur Kostensenkung wichtiger denn je. Eine Entwicklung der Fa. Pragmatis aus Neufahrn verspricht Entlastung bei den Kosten für Dokumentation und Sicherstellung der Datenqualität im Labor.

Nachdem die Geschwindigkeit der Messwertgewinnung durch den Durchsatz des zur Verfügung stehenden Prüfmittels bestimmt ist, verschiebt sich der Fokus für eine weitere Optimierung von Labormethoden auf den Bereich Dokumentation. Empirische Daten belegen, dass dieser Anteil mittlerweile – je nach Labormethode und ohne Berücksichtigung der Probenvorbereitung - zwischen 30% und 75% der gesamten Laborverweilzeit beträgt. Hier eröffnet sich also ein Feld für Effizienzsteigerung, welches bisher nur wenig systematisch genutzt wurde.

Betrachten wir einen typischen kleineren bis mittleren Laborbetrieb, so findet man mittlerweile in den meisten Fällen ein LIMS (LaborInformationsManagementSystem), in welches die ermittelten Prüfergebnisse eingetragen werden. Es deckt in der Regel den klassischen Probenzyklus ab und wird sowohl zur Beantwortung organisatorischer Fragestellungen – wie z.B. dem Fertigstellungsgrad der Proben – wie auch für das Berichtswesen – also z.B. den Ausdruck von Prüfberichten und Analysenzertifikaten – genutzt.

Allerdings steht ein solches System häufig nicht wirklich im Labor, auch wenn der Name etwas anderes suggeriert. Tatsächlich werden die Messergebnisse oft von Labormitarbeitern an speziellen Schreibplätzen eingegeben, oder die Werte gelangen auf einem Laufzettel vom Labor ins Büro, wo sie dann von einer Schreibkraft eingetragen werden. Warum dieser Systembruch, wenn doch heute in manchem PC mehr Rechenpower steckt als früher in einem so genannten 'Großrechner' ?

Die Antwort ist einfach: es ist kein Problem der Rechenleistung, das einer besseren Integration der Messgeräte in den Laborworkflow entgegensteht. Meist wird ein zwischengeschaltetes 'Expertensystem' in Form eines qualifizierten Labormitarbeiters benötigt, welcher Messdaten vor der Weitergabe an ein LIM-System auf Plausibilität prüft und ggf. Korrekturen veranlasst. Desweiteren werden AQS-Daten von Standards ausgefiltert und händisch in selbst erstellte Tabellenkalkulationsprogramme eingetragen, weil im unteren und mittleren Preisbereich der LIM-Systeme der Bereich AQS nicht in der gewünschten Weise abgedeckt wird. Und schliesslich ist das Fehlen akzeptierter Normen für Geräteschnittstellen und die daraus resultierende heterogene Prüfmittellandschaft ein weiterer Hemmschuh für die Ausbreitung der IT-Unterstützung von Laborprozessen.

Die meisten komplexeren Prüfmittel werden also aus den oben genannten Gründen nicht direkt mit einem Labordatensystem verbunden. Wie kann man nun diesen Systembruch überwinden ? Moderne Softwaretechnologie bietet neue Wege, um den daraus resultierenden Problemen wie : hohe Zahl von Transkriptionsfehlermöglichkeiten sowie zeitraubende manuelle Datenerfassung zu begegnen.

Die Lösung von Pragmatis besteht aus drei Komponenten: Zunächst werden die unterschiedlichen Geräte durch DeviceManager in das Firmennetzwerk eingebunden. Diese bedienen zum einen die Geräteschnittstelle ( also z.B. eine RS232 oder eine Fileschnittstelle) und stellen auf der anderen Seite allen Geräten – unabhängig von Alter, Typ und Hersteller – eine Datenbank- eine ActiveX- und eine WebServiceschnittstelle zur Verfügung. Damit kann fast jedes LIMS angebunden werden. Als zweite Komponente kommt Praefekt zum Einsatz, um dem Labormitarbeiter die Daten zur Auswahl, Prüfung und Freigabe auf einem LaborPC oder einem PDA zu präsentieren. Die entsprechenden Bildschirme werden nach den Erfordernissen der Labormethode ergonomisch

optimiert. Die dritte Komponente ist eine Rohwertdatenbank, die sowohl die von den Prüfmitteln gelieferten Messdaten vor der Übergabe ans LIMS puffert als auch 'labornahe' Funktionalitäten wie etwa AQS-Regelkarten oder eine Standardverwaltung nachrüstet.

Ein konkretes Rechenbeispiel zum Return on Investment (RoI) sieht etwa so aus :

In einem Chromatografielabor gibt ein Mitarbeiter pro Messreihe im Umfang von ca. 30 Proben täglich etwa 1 h lang Ergebnisdaten in ein LIMS ein. Die auf Papier vorliegenden Ergebnisse werden im gleichen Arbeitsgang auf Plausibilität geprüft. Pro Monat ist der Laborant also ca. 20h mit diesen Aufgaben beschäftigt. Bei einem willkürlich angenommenen Gehalt von 3000€ und 160 Arbeitsstunden im Monat ergibt sich ein Stundenlohn von ca. 18,75€. Die Dateneingabe kostet also pro Gerät – und falls der Durchsatz nicht grösser ist als eine Messreihe pro Tag – 375€ / Monat, also 4500€ /Jahr/Gerät. Vergrösserung des Durchsatzes hat natürlich eine Erhöhung der Kosten zur Folge.

Die gleiche Datenmenge, direkt aus der Fileschnittstelle gelesen, kann auf einem entsprechend gestalteten Bildschirm in ca. 10 min. geprüft werden. Speichern in der Datenbank kostet keine weitere Arbeitszeit. Die Tätigkeit ist in 3,3h / Monat erledigt, woraus sich eine Ersparnis von 3757,50€ pro Jahr und Gerät ergibt. Diese Zahl berücksichtigt noch keine Zeiten, die bei manueller Eingabe durch die Suche und Korrektur von Transkriptionsfehlern entstehen.

Und das ist nur eine einzige Methodik. Es lassen sich meist weitere Labormethoden mit hohem Einsparpotential identifizieren.

Fazit : Investitionen in moderne Labor-EDV rentieren sich schnell und schaffen Ihren Labormitarbeitern Raum für dringendere Aufgaben. Labordatenspezialisten liefern und implementieren nicht nur LIM-Systeme, sondern schaffen mit moderner Softwaretechnologie konkrete Wettbewerbsvorteile.